1.Sejarah Singkat PT.POS Indonesia (Persero) PALEMBANG
PT. Pos Indonesia berkedudukan langsung di bawah pimpinan seorang
kepala kantor yang mempunyai tugas pokok dalam membina dan mengendalikan
penyelenggaraan jasa pos, pengelola SDM, tata usaha, keuangan, peralatan,
penyusun rencana kerja dan anggaran, mengawasi unit pelaksanan jasa Pos di
wilayah kerjanya. Membina unit kerja Divisi di wilayahnya dalam batas tata
hubungan konsultasi sesuai dengan kebijaksanaan serta berdasarkan ketentuan dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku PT. Pos Indonesia di pimpin oleh
seorang kepala kantor yang bertanggung jawab kepada direksi. Kepala kantor
mempunyai tugas dalam penyelenggaraan pembinaan administrasi,
mengkoordinasi tugas operasional dan pemasaran di lingkungan kantor.
Dengan adanya perkembangan dalam wilayah layanan maka diperlukan
suatu kantor pos yang memadai untuk melaksanakan kegiatan perusahaan maka,
di bangunlah suatu perusahaan yag berlokasi di jalan Merdeka No. 5 Palembang
dengan nama PT. Pos Indonesia (Persero) Palembang 30000 dan lokasinya mudah
dijangkau dari segala penjuru dan letaknya juga berada di tengah-tengah kota
Palembang tepatnya di depan Masjid Agung Sultan Mahmud Badaruddin yang
sangat di kenal di kota Palembang.
Kantor Pos III (KP) untuk daerah Sumatera bagian Selatan termasuk
wilayah daerah Pos dan Giro IV yang meliputi empat propinsi yaitu:
1. Sumatera Selatan
2. Lampung
3. Bengkulu
4. Jambi
Latar Belakang proyek
PT.POS Indonesia pada awalnya bergerak dibidang pengiriman surat yg sangat diperlukan bagi masyarakat Indonesia pada saat itu yang ingin berkomunikasi tanpa terhalang jarak yg berjauhan walaupun makan waktu dalam hal pengirimannya
Namun seiring dengan perkembangan teknologi informasi diera globalisasi ini misalnya dengan hadirnya telpon,pager & handphone maka masyarakat Indonesia mulai meninggalkan tradisi saling mengirim surat . Sehingga, PT.POS mulai melebarakan sayapnya di bidang pengiriman barang
Belakangan ini, PT.POS mulai tersaingi dengan hadirnya perusahaan asing yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang seperti TIKI. Karena, PT.POS Indonesia merupakan salah satu perusahaan terbesar diindonesia maka dengan mengambil proyek Sisem Informasi PT.POS ini dengan harapan agar masyarakat Indonesia lebih mencintai perusahaan dalam negri dan menggunakan jasa PT.POS indonesia
2. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia (Persero)
2.1. Visi
1. PT. Pos Indonesia (Persero) senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia
sarana komunikasi kelas dunia yang peduli terhadap lingkungan yang dikelola
oleh sumber daya manusia yang profesional sehingga mampu memberikan
pelayanaan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh dan berkembang sesuai
dengan konsep bisnis yang sehat.
2. Menjadi perusahaan Pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik dan
menjadi pilihan utama stakeholder domestik maupun global dalam
mewujudkan pengembangan bisnis dengan pola kemitraan, yang didukung
oleh sumber daya manusia yang unggul dan menjunjung tinggi nilai.
2.2. Misi
1. Memberikan solusi terbaik bagi bisnis, pemerintah dan individu melalui
penyediaan sistem bisnis dan layanan komunikasi tulis, logistik, transaksi
keuangan, dan filateli berbasis jejaring terintegrasi, terpercaya dan kompetitif
di pasar domestik dan global.
2. Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi masyarakat
dan pemerintah guna menunjang pembangunan nasional serta memperkuat
kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara serta memberikan mutu pelayanan
untuk mencapai kepuasan pelanggan serta memberikan nilai tambah yang
optimal baik karyawan, pemegang saham dan mitra kerja.
Proyek-Proyek Sistem Informasi Yang Akan Direncanakan
1. Sistem Informasi pengolahan data pembayaran gaji dan pensiunan pegawai
3. Struktur Organisasi dan Tugas Pokok serta Fungsi Unit Organisasi
Pengenalan Organisasi berdasarkan 4 frames
Struktural Frame
Peran dan tanggung jawab PT. POS ini adalah untuk melayani jasa pengantaran surat dan barang sampai ke tempat tujuannya PT. Pos Indonesia berkedudukan langsung di bawah pimpinan seorang kepala kantor yang mempunyai tugas pokok dalam membina dan mengendalikan penyelenggaraan jasa pos, pengelola SDM, tata usaha, keuangan, peralatan, penyusun rencana kerja dan anggaran, mengawasi unit pelaksanan jasa Pos di
wilayah kerjanya. Membina unit kerja Divisi di wilayahnya dalam batas tata
hubungan konsultasi sesuai dengan kebijaksanaan serta berdasarkan ketentuan dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku PT. Pos Indonesia di pimpin oleh
seorang kepala kantor yang bertanggung jawab kepada direksi. Kepala kantor
mempunyai tugas dalam penyelenggaraan pembinaan administrasi,
mengkoordinasi tugas operasional dan pemasaran di lingkungan kantor.
Human resources frame
Dalam sejarah PT. POS dan telekominikasi di Indonesia didirikan pertamakali di Batavia oleh Gubernur Jendral GW Baron pada tanggal 26 Agustus 1746. Saat itu POS Indonesia bernama perusahaan jawatan PT.T (POS Telegraph and Telephone), yang kemudian dilakukan perubahan status jawatan PT. T yang disrankan secara resmi oleh Direktur Jendral MR Soekardan.menrut saran tersebut adalah yang paling tepat dan dapat memenuhi kebutuhan PT. T adalah status Public Corporation. .
Political frame
Pada tahun 1960 diberikan peraturan UU no 19/1960 tentang peruahaan Negara yang mengatur keseragaman dalam cara menyusun, mengetahui bentuk perusahaan . Negara mengatur ketentuan mengenai penampungan perusahaan asing yang dapat diambil alih, serta perusahaan lain yang ada, yang bentuknya berdasarkan I.B.W atau jawatan PT.T bersumber pada peraturan I.B.W (Indische Bedrive Wet). Sebagai pelaksana UU No 19 PP tahun 1960 yang bermaksud diatas, maka pada tanggal 21 Desember 1961 dikeluarakan peraturan pemerintah No.240 tahun 1961 yang berisikan tentang pendirian perusahaan Negara POS dan Telekomunikasi yang disingkat P.N.Postel .
Symbolic frame
PT POS Indonesia memebagi kegiatan pengirimannya menjadi dua metode, yaitu metode pengiriman biasa dan pengiriman secara kilat. Selain itu, pengiriman tidak hanya terpusat kepada pengiriman surat saja, tetapi juga bergerak di bidang jasa pengiriman barang dan uang.
3.1. Struktur Organisasi
Secara umum setiap perusahaan memerlukan suatu struktur organisasi
dengan tujuan untuk memperjelas pembagian tugas dan wewenang pada bagianbagian
didalam organisasi tersebut. Struktur organisasi adalah susunan dan
hubungan antara bagian-bagian komponen dan posisi dalam perusahaan dan
merupakan mekanisme-mekanisme formal bagaimana organisasi itu dikelola.
Struktur organisasi berfungsi untuk memberikan keterangan kepada setiap
orang tentang suatu pekerjaaan tertentu, serta menjelaskan bahwa pekerjaan
tersebut terkoordinasi sedemikian rupa dalam rangka pencapaian tujuan
organisasi. Oleh karena itu struktur organisasi yang baik akan menjamin kegiatan
perusahaan untuk berjalan lancar, sehingga tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan oleh perusahaan dapat dicapai secara optimal. Dalam struktur
organisasi yang baik, pimpinan serta karyawan yang terlibat akan mampu bekerja
sesuai dengan bidangnya masing-masing dapat menimbulkan kesatuan kerja sama
yang terorganisir dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi pada PT. Pos Indonesia (Persero) Palembang dapat
dilihat pada gambar berikut :
Sasaran Pengembangan Sistem Informasi
- Alasan perlunya pengembangan system informasi
Sasaran pengembangan system informasi akan sejalan dengan sasaran organisasi. Sebagai system yang mendukung pencapaian organisasi, system informasi yang akan dikembangkan diarahkan untuk dapat mengatasi kelemahan-kelemahan dari system yang lama.
IV. Kendala-Kendala Pengembangan Sistem Informasi
- Dana : Besarnya dana yang disediakan untuk pengembangan
system informasi secara keseluruhan tidak boleh melebihi
anggaran yang ada.
- Waktu : Semua proyek-proyek system informasi yang
direncanakan harus telah selesai dan siap dioperasikan
dengan baik tidak melebihi jangka waktu yang telah
ditetapkan.
Struktur Organisasi fungsional
3.2. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Organisasi
a. Kepala Kantor
Tugasnya adalah bertanggung jawab atas semua pelaksanaan kegiatan,
mengkoordinasi dan mengintrogasi seluruh kegiatan usaha atau operasi
perusahaan PT. Pos Indonesia (Persero) Palembang 30000 meliputi :
1. Pelayanan Komputer dan Logistik
2. Pelayanan Jasa keuangan dan Pengolah Pos
3. Pelayanan Pemasaran dan Giro
4. Pengendalian Mutu jaringan Internal dan External
5. Keuangan
b. Wakil Kepala Kantor
Tugasnya adalah menunjang semua kegiatan perusahaan, menunjang data
opersaional perusahaan, mengumpulkan data kegiatan usaha atau operasi
perusahaan dan kegiatan menunjang lainnya serta memantau semua laopran
pendapatan baik untuk keperluan informasi atau koordinasi.
c. Sumber Daya Manusia
Tugasnya adalah melaksanakan administrasi sumber daya manusia,
pengangkatan dan kepengangkatan, evaluasi dan penilaian tehadap semua
kegiatan usaha, penyimpanan dan pengolahan data dan bendel kepegawaian
menyiapkan konsep keputusan yang menjadi wewenang kepala kantor serta
menyiapkan laporan kepegawaian.
d. Pemasaran
Tugas-tugas bagian pemasaran adalah memasarkan produk-produk pos yang
meliputi :
1. Mencari costumer atau pelanggan yang ingin menggunakan jasa pelayanan pos.
2. Menjual produk pos diantaranya materai dan prangko.
3. Memproses pengiriman jasa dan tarifnya bisa dinegosiasikan sesuai dengan
perjanjian kerjasama yang telah disepakati oleh pihak perusahaan dan kantor
pos.
e. Bagian Layanan Komunikasi
Tugasnya adalah melayani semua komunikasi baik dari pihak intern mapun
pihak ekstern perusahaan dan menghimpun, menganalisa data pelanggan
perjenis layanan yang ditawarkan dengan memberikan pelayanan kepada pihak
yang membutuhkan.
f. Pengolahan Jasa Keuangan
Tugasnya adalah memberikan dana kredit kepada pihak yang membutuhkan,
pengendalian sistem, prosedur dan mutu pelaksanaan jasa meliputi wesel instan,
giro pos, tabanas, pensiun dan jasa keuangan lainnya serta menyiapkan laporan
data keuangan yang akan dilaporkan 1 tahun sekali.
g. Unit Pengawasan Kantor Cabang
Tugasnya adalah mengawasi semua kegiatan kantor cabang baik itu bersifat
atau hanya memeriksa dengan cara melihat laporan kegiatan rutinitas yang akan
diberikan oleh kantor cabang setiap bulan sekali apakah terjadi hal-hal yang
dapat merugikan peusahaan ataupun sebaiknya.
h. Teknik dan Sarana
Tugasnya adalah menyediakan alat kerja atau alat angkut transportasi yang berguna dalam melaksanakan kegiatan usaha baik itu berupa kendaraan bermotor, mobil dan lainnya yang dapat digunakan untuk kelancaran kegiatan usaha.
i. Bisnis Logistik
Tugasnya adalah menerima barang pindah dari kota ke kota, barang pengiriman
(dipertanggungkan seharga barang diasuransikan), pos paket dari dalam negeri
dan luar negeri (penerimaan dan pengeluaran).
j. Antaran
Tugas-tugas yang dilakukan oleh petugas antaran diantaranya adalah mensortir
surat yang akan dikirimkan, mengantarkan surat ke alamat yang dituju,
mengantarkan paket pos, mengantarkan wesel.
k. Bagian Sentral Giro
Tugasnya adalah memberikan pelayanan giro dan melaksanakan pemeriksaan
pada semua data yang telah ada, apakah terjadi kesalahan data proses
pengerjaan dan selanjutnya pemerikasaan tersebut dibuat dalam laporan hasil
pemeriksaan.
l. Pengolahan
Tugasnya adalah mengelola surat yang telah masuk dan membedakan semua
jenis surat sesuai dengan kota dan alamat akan dituju dan memberikan kodekode
agar tidak terjadi kekeliruan didalam proses pengiriman.
m. Bagian Akuntansi
Tugasnya adalah melaksanakan proses Akuntansi yang meliputi penyusunan
laporan keuangan, neraca dan laba rugi serta penyusunan pelaksanaan
teknologi sistem.
n. Pengawasan Umum
Tugasnya adalah memeriksa seluruh pekerjaan semua pegawai sehingga tidak
terjadi penyalahgunaan wewenang yang telah diberikan untuk keperluan pribadi
ataupun yang lainnya yang dapat merusak citra pelayanan jasa kantor pos.
o. Keuangan
Tugasnya adalah mengkoordinir dan mengatur kegiatan keuangan yang
meliputi penyusunan dan monitoring anggaran tahunan (RKAP), pengelola arus
kas, pembayaran, penagihan piutang, pengendalian pembebanan biaya,
pengolahan PUKK, menyelenggarakan administrasi keuangan, memfasilitasi
penyusunan seluruh anggaran operasional perusahaan, sehingga pengolahan
keuangan PT. Pos Indonesia (Persero) Palembang 30000 dapat berjalan dengan
baik.
p. Supervisor Layanan Komunikasi
Tugasnya adalah memeriksa pekerjaan pegawai layanan komunikasi
(YANKOM) apakah dapat dilaksanakan dengan baik, mengkoordinir pelayanan
komputer yang dapat menangkap informasi yang akurat.
project human resource management
Definisi
Manajemen sumber daya manusia yang meliputi proses yang diperlukan untuk mengkoordinasikan manusia, sumber daya pada sebuah proyek. Proses seperti itu termasuk orang-orang yang dibutuhkan untuk merencanakan, memperoleh, mengadakan, menetapkan, dan rilis staf atas kehidupan proyek
Fungsi
Pengembangan sumber daya manusia rencana
Memperoleh staf
Mengukur kinerja staf
Release staf pada akhir
Pendahuluan
Seperti yang kita tahu bahwa orang-orang merupakan bagian penting dari keberhasilan proyek. Karena Keberhasilan suatu proyek mempengaruhu sumber daya yang kita miliki. Adapun cara untuk mengkordinaasikan sumber daya manusia agar dapat bekerja dengan baik dalam tim maupun organisasi.
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Project Quality Management adalah proses untuk memastikan bahwa semua proyek kegiatan yang diperlukan untuk merancang, merencanakan dan melaksanakan proyek yang efektif dan efisien sehubungan dengan tujuan dan sasaran kinerjanya
Proyek manajemen Quality (QM) tidak terpisah, independent proses yang terjadi pada akhir suatu kegiatan untuk mengukur tingkat Manajemen mutu merupakan proses yang berkesinambungan mulai dan berakhir dengan proyek. QM berfokus pada peningkatan kepuasan pihak management
Manajemen Proyek Jadwal
• Fungsi adalah tujuan bagai mana menyusun penjadwalan yang terencana
• Kinerja, seberapa baik suatu produk atau layanan melakukan sesuatu yang bermanfaat dimaksudkan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan kesinambungan
• Keandalan, kemampuan layanan atau produk untuk melakukan pemrosesan dengan cepat,harus dapat menyediakan informasi yang konsisten dan tepat
• Relevansi, merupakan karakteristik dari bagaimana sebuah produk atau layanan yang memenuhi sarat yang sesuai denagn yang dibutuhkan
• Waktu, bagaimana produk atau layanan yang diberikan dalam waktu yang cepat
• Kesesuaian, mendefinisikan sebuah data harus benar
• Kelengkapan kualitas layanan yang sudah selesai dan mencakup seluruh layanan
• Konsistensi, layanan yang diberikan haruslah sama tidak boleh berubah ubah
Introduction
Tujuan utama bisnis perusahaan-perusahaan PT.POS yang ada saat ini yaitu untuk memberikan layanan jasa pengiriman surat atau barang kepada konsumen maupun pihak terkait yang ingin mengirimkan barang dan surat tentunya untuk memperoleh keuntungan yang sebanyak-banyaknya atas jasa yang diberikan dengan tetap memperhatikan efektifitas kerja dan kepuasan kepada pelanggan . Untuk mencapai tujuan tersebut, pada umumnya pemimpin perusahaan jasa pengiriman memutuskan untuk menggunakan teknologi informasi yang berupa sistem aplikasi layanan transportasi agar dapat memberikan kemudahan dan kecepatan layanan jasa transportasi pengiriman kepada konsumen. Dengan demikian, perusahaan tersebut dapat memperoleh peningkatan jumlah dan kepuasan konsumen serta meningkatkan daya saing perusahaan diantara perusahaan pengiriman jasa lainnya
Busniss objective
Tujuan bisnis
Selama ini kebanyakan perusahaan jasa pengiriman surat dan barang kurang memiliki manajemen yang baik. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan perusahaan jasa PT.POS bisa bekerja lebih efektif dengan peningkatan manajemen. Selain itu aksi-aksi yang tadinya dilakukan secara manual bisa dilakukan secara otomatis oleh komputer. Tidak hanya itu, perusahaan jasa PT.POS selama ini juga kurang memperhatikan segi pelayanan. Dengan aplikasi terkomputerisasi, mereka bisa meningkatkan pelayanan baik kepada konsumen langsung atau kepada perusahaan lain seperti jasa kurir. Selain itu, penggunaan teknologi informasi diharapkan dapat meningkatkan efektifitas kerja pegawai sehingga dalam mengembangkan bisnis, perusahaan tidak perlu menambah jumlah pegawai yang cukup besar
adalah sebuah organisasi tujuan akhirnya untuk menetapkan apa yang ingin dicapai
Misalnya, sebuah tujuan untuk menjadi market leader, akan menguntungkan semua pihak, karena pelanggan akan menerima tinggi kualitas produk, tinggi pemegang saham akan menerima dividen, pegawai akan menerima upah yang baik, dan seterusnya
Aspek-aspek yang berkaitan dengan tujuan bisnis objective sebagai berikut :
>> Objektif tentang pasar.
>> Objektif mengenai kepuasan pelanggan
>> Objektif tentang kepuasan karyawan
>> Objektif tentang kembali saham
>> Tujuan tentang pemotongan polusi.
>> Tentang tujuan mengurangi limbah
Current Station and Problem/Opportunity
Seperti yang sudah dijelaskan di atas bahwa kebanyakan perusahaan jasa PT.POS tidak memiliki manajemen yang baik. Mereka masih menggunakan sistem pencatatan manual sehingga sangat tidak efektif. Tidak hanya itu, sistem informasi reservasi juga masih menggunakan cara-cara konvensional seperti menggunakan radio/telepon. Ada banyak masalah seperti di atas yang menjadikan banyak kesempatan untuk membuat aplikasi terkomputerisasi. Sehingga diharapkan perusahaan jasa PT.POS yang menggunakan aplikasi ini bisa lebih efektif dengan manajemen yang terkomputerisasi.
Current Station and constraints
Sistem aplikasi layanan PT.POS harus dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam hal efektifitas bisnis dan konsumen dalam hal kemudahan memperoleh akses reservasi jasa transportasi serta informasi tentang kendaraan yang telah disewa. Konsumen dapat melakukan reservasi hanya dengan online. Oleh karena itu, sistem harus mudah diakses oleh konsumen maupun selalu sedia dalam menerima layanan dari klien. Sistem selalu bekerja dengan baik tanpa adanya hambatan yang bersifat teknis maupun personal (human error). Pemimpin perusahaan harus selalu sigap atas adanya permasalahan yang mengganggu kinerja sistem khususnya yang berhubungan dengan layanan terhadap klien. Sistem harus dapat dijalankan pada hardware dan software yang sudah ada, dan dapat meminimasi kebutuhan dukungan teknis
Analisis of opinions and recommendation
Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut:
1. Tidak adanya layanan TranSoft tidak mempengaruhi dari bisnis perusahaan terkait,
2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi.
3. Melakukan perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang telah ada.
Pliminiary project requirement
Fitur utama dari proyek TranSoft mencakup:
1. Pada fitur Delivery Express informasi mengenai jadwal keberangkatan menjadi lebih diutamakan lagi karena adanya batasan-batasan khusus pada pengiriman barang, seperti jadwal keberangkatan, jadwal kedatangan dan ketersediaan unit kendaraan untuk menampung paket-paket yang akan dikirimkan.
2. Adanya fitur update posisi dari unit kendaraan yang berjalan membutuhkan sebuah jalur informasi yang pasti dan teratur. Oleh karena itu setiap kali unit kendaraan melewati pos-pos pengecekan tertentu petugas pada pos tersebut harus segera memberitahukan status kendaraan yang telah diperiksa ke pusat.
3. Adanya link-link yang terkait dengan proyek ini untuk membantu kemudahan pengguna dalam mengakses.
4. Keamanan dari situs yang layak menjadi faktor penting dari pengaksesan layanan ini. Selain itu harus diperhitungkan aplikasi yang dapat secara mudah dimengerti oleh user dengan navigasi yang sederhana namun terstruktur.
5. Tersedianya customer Services yang dapat secara interaktif diakses oleh pengguna untuk membantu apabila pengguna merasa kesulitan menggunakan layanan ini.
6. Fitur lain yang disarankan oleh pengguna.
Budget estimate and financial analisis
Estimasi biaya proyek sebesar Rp 212.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada waktu yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan proyek 10 jam per minggu selama 4 bulan dengan bayaran Rp 200.000,-/jam (untuk project manager) dan Rp 100.000,-/jam untuk 5 staf lainnya. total 10 jam x 4 minggu x 4 bulan x (Rp 200.000,- + 5 x @Rp 100.000,-) = Rp 112.000.000,-
Selain itu saat software dibuat diperlukan biaya untuk menginstalasi software dan pemasangan jaringan di seluruh cabang perusahaan (asumsi ada 20 cabang). Biaya tersebut sebesar Rp 5.000.000,- di tiap cabang, total Rp 100.000.000,- untuk seluruh cabang.
Setelah proyek selesai, diperlukan adanya biaya untuk koneksi jaringan dan maintenance tiap tahun sebesar Rp 72.000.000,-. Selain itu karena adanya fitur tambahan pada aplikasi ini berupa pengecekan posisi kendaraan, maka diperlukan adanya biaya untuk komunikasi sebesar Rp 30.000.000,- tiap tahunan. Total biaya tahunannya sebesar Rp102.000.000,-.
Benefit yang diperoleh perusahaan dengan menggunakan aplikasi ini berasal dari berkurangnya tenaga operasional perusahaan untuk menangani reservasi. Jika menggunakan cara konvensional (reservasi langsung), perusahaan membutuhkan paling tidak 1 pegawai di tiap cabang untuk hal tersebut, sedangkan setelah menggunakan aplikasi ini, perusahaan cukup menggunakan 2-3 orang yang mengelola reservasi secara terpusat (cabang-cabang perusahaan tidak membutuhkannya), sehingga perusahaan menghemat tenaga kerja sebanyak ± 17 orang. Total penghematan tersebut (dalam bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya adalah 17 orang @12 bulan x Rp 1.200.000,-/ bulan = Rp 244.800.000,-
Exhibit A memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan estimasi Net Present Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya payback. Juga terdapat daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial awal ini.. Estimasi payback adalah dalam satu tahun, NPV bernilai Rp 156.424.000, dan Discounted ROI untuk sistem dengan masa hidup tiga tahun adalah tepat 112 persen.
Schedule estimate
User menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu enam bulan, tapi terdapat beberapa fleksibilitas dalam jadwal.
Potential riscs
Terdapat beberapa risiko pada proyek ini. Risiko terbesar adalah kesalahan dalam memasukan data input oleh pengguna untuk mengumpulkan informasi kedalam sistem ini dan pengguna terkadang lupa untuk memasukan input tentang informasi terbaru, misalkan agen lupa memasukan posisi kendaraan apabila telah melewati kantor agen tersebut. Risiko terdapat pada sistem reservasi apabila terdapat pelanggan yang melakukan tindakan iseng dengan memesan kendaraan secara masal yang akhirnya tidak jadi membeli. Dengan adanya sistem reservasi melalui sms juga dapat menimbulkan resiko kesalahan pengguna dalam mengetikan pemesanan dan adanya sistem baru ini terdapar rasa ketidakpercayaan apakah pesanannya telah terkirin ke sistem. Terdapat beberapa risiko teknis dalam memilih tipe software yang digunakan untuk search pada sistem, pemeriksaan keamanan, proses pembayaran, dan lain-lain. Risiko bisnis utama adalah apakah sistem ini merupakan sistem yang tepat guna sehingga perusahaan tidak merasa rugi dalam menginvestasikan waktu dan uang pada proyek dan dapat memperoleh manfaat yang diinginkan.
exhibits
Tingkat Diskon 7%
Asumsi :
proyek diselesaikan dalam 4 bulan Tahun
0 1 2 3
Cost 212000000 102000000 102000000 102000000
Discount factor 1 0.93 0.86 0.79
Discounted cost 212000000 94860000 87720000 80580000 475160000
Benefit 0 244800000 244800000 244800000
Discount factor 1 0.93 0.86 0.79
Discounted benefit 0 227664000 210528000 193392000 631584000
Discounted benefit-cost -212000000 132804000 122808000 112812000
Accumulated benefit-cost -212000000 -79196000 43612000 156424000 NPV
payback tiap tahun
Discounted life cycle ROI 112%
Asumsi-asumsi :
Cost tahun pertama :
Project manager :
160 jam x Rp 200.000,-/jam 32000000
Staf lain 5@160 jam x Rp 100.000,- 80000000
Biaya instalasi Software 100000000
Total Cost tahun pertama 212000000
Cost tahunan setelah proyek selesai :
maintenance & biaya koneksi jaringan 72000000
biaya komunikasi 30000000
Total cost tahunan 102000000
Benefit :
Penghematan pegawai 17
Gaji 1 pegawai tiap bulan 1200000
Total penghematan pegawai tiap tahun
12 x 17 x Rp 1.200.000,- 244800000
Project Charter
Judul Proyek : Sistem informasi penggajian karyawan dan pangsiunan
Tanggal Mulai Proyek : 10 Februari 2007
Tanggal Akhir Proyek : 10 Mei 2007
Nomor Kontrak : ........
Informasi Anggaran : Perusahaan ARAI-INDO menganggarkan Rp 212.000.000,- untuk proyek ini. Biaya teralokasi untuk pekerjaan manajer proyek sekitar 10 jam per minggu selama empat bulan, staf internal lainnya 5@10 jam per minggu selama empat bulan, dan untuk instalasi software di seluruh cabang perusahaan transportasi yang memberi proyek.
Manajer Proyek : Arie Adriansyah
Tujuan Proyek : Membuat aplikasi berbasis web service untuk membantu mengelola pelayanan penggajian pegawai dan pensiunan dengan metode baru (melalui web) dalam peningkatan pelayanan customer secara lebih cepat dan efisien. Software ini akan mencakup beberapa fitur yang bisa digunakan oleh administrasi dan user yang semuanya dapat dilakukan secara cepat.
Pendekatan:
• Melakukan pertemuan langsung dengan klien (pihak perusahaan transport) untuk mendapatkan requirement-requirement yang dibutuhkan.
• Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh dokumen manajemen proyek
• Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan mengelola input dari user.
• Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik dari user.
Peranan dan Tanggung Jawab
Nama Peranan Posisi Informasi Kontak
Arie Adriansyah Project Manager ARAI-INDO,
Project Manager Ayie_si06@yahoo.co.id
Septi widyanti Anggota Tim ARAI-INDO,
Software Analyst wiwid@yahoo.co.id
Ali bardadi Anggota tim ARAI,
Software Developer (progammer) ali@yahoo.co.id
Shinta Arlia Anggota Tim ARAI-INDO,
Software Developer (progammer) Shinta@yahoo.co.id
Tommy Stiawan Anggota Tim ARAI-INDO,
Software Developer (progammer) exwayze@yahoo.co.id
Arie Adriansyah Anggota Tim ARAI-INDO,
Software Developer (progammer), dokumentator Ayie_si06@yahoo.co.id
Ali bardadi User Representatif klien ali@yahoo.co.id
Arie Adriansyah User Representatif klien Ayie_si06@yahoo.co.id
